Несмотря на переход к электронным формам учета и отчетности, функционирование любого предприятия все еще связано с большим объемом бумажной работы.
Бухгалтерская отчетность, приказы руководства, служебные записки сотрудников быстро образуют сотни килограммов никому более не нужной бумаги.
Встает логичный вопрос: что с ними делать дальше, как организации избавиться от ставшей макулатурой старой документации, куда сдать бумажные отходы от деятельности предприятия, кто вывезет отходы бумаги и картона и как все это провести в бухгалтерии?
Содержание
Можно ли просто вывезти бумаги на свалку
Можно все это просто выбросить. Но пополнение свалок — совсем не то, к чему стремится человечество, а как раз наоборот. Бумага — материал, легко поддающийся многократной переработке, поэтому ее следует сдавать предприятиям по утилизации.
Выбрасывая документы на свалку, вы рискуете:
- разгласить информацию о вашем предприятии посторонним;
- получить штраф, так как данное действие незаконно.
Сдача макулатуры на переработку имеет массу плюсов:
- Освобождение пространства. Место, где прежде хранились значительные объемы использованной бумажной продукции, можно будет использовать рациональным способом.
- Пополнение бюджета. Макулатура – то сырье, за освобождение от которого вам заплатят деньги – небольшие, но для этого не придется делать почти ничего.
- Улучшение имиджа предприятия. Участие вашей компании в заботе об окружающей среде можно использовать для повышения ее статуса как соответствующей тенденциям современности и берегущей экологию.
Две трети макулатуры создаются юридическими лицами — как частными, так и бюджетными учреждениями.
Как правило, это:
- компании, имеющие большой документооборот;
- учебные заведения, в которых накапливаются тетради и учебники, вышедшие из эксплуатации;
- магазины, склады или производства, имеющие дело с немалыми объемами упаковочной тары.
Детально разберемся, как наиболее быстро и выгодно для организации:
- найти компанию-утилизатора,
- оприходовать макулатуру,
- вывезти ненужную бумагу или картон,
- внести полученные средства в бюджет предприятия.
Специфика сдачи макулатуры для организаций
Если вы решили утилизировать макулатуру предприятия, то, помимо доставки до пункта приема, стоит учитывать два фактора:
- объемы сдачи;
- качественный состав вторсырья.
Предсказуемый объем
Как показывает практика, в компании среднего размера за неделю может набираться 10, 20 или 30 кг использованной бумаги. И как правило, скорость образования макулатуры предсказуема заранее. В итоге на образование тонны макулатуры уходит полгода или год.
В любом случае можно вычислить период времени, через который набирается критический объем:
- ненужной бумаги,
- картона,
- документации,
- рекламных проспектов,
- журналов,
- прочих бумажно-картонных изделий.
Фирмы-утилизаторы нижней планкой приема макулатуры с самовывозом от юридических лиц называют 300 или 500 кг – это позволяет вам и не отвлекаться по мелочам, и не накапливать чрезмерное количество предназначенной к утилизации бумаги, регулярно избавляясь от завалов.
Виды макулатуры
Получаемые за макулатуру деньги зависят от ее качества. Цена плотной белой бумаги может в разы превосходить стоимость картона или стареньких заляпанных пособий с серыми страницами.
Для наглядности приведем таблицу с типами макулатуры:
Группа макулатуры | Тип А | Тип Б | Тип В |
Что в себя включает | Высококачественная бумага белого цвета, отходы бумажного производства (обрезки), бумажные сумки | Книги, тетради, блокноты (без корешков и переплетов), картон разных типов | Газетная бумага, изделия на основе бумажной массы, бумага с пропиткой (ламинированная или просто грязная), черные и коричневые изделия из бумаги и картона |
Сдавать бумагу можно как отсортировав по типам, так и не тратя на это время. Однако во втором случае она будет учтена как низкокачественная макулатура и принесет меньше денег.
Идеальное сырье для сдачи в утилизацию должно быть:
- разделенным на типы (не только в зависимости от вида изделий, но и в соответствии с наличием цветных или только черных красящих пигментов);
- сухим;
- чистым (не заляпанным жиром, например);
- без включений посторонних материалов и деталей (скоб, скрепок, корешков, проволочных блокнотных держателей);
- отсортированным;
- компактно упакованным (сложенным в стопки, свернутым рулонами или связанным в кипы, также допустимы использование коробок и прессование).
Последний пункт (упаковку) часто выполняют сами сотрудники фирмы-утилизатора.
Порядок действий
Пошаговая инструкция для избавления предприятия от гор использованной бумаги обратит ваше внимание на все этапы процесса:
- Найти фирму-утилизатора. В настоящее время они имеются в каждом районе крупнейших городов, так что можно выбрать для сотрудничества ту компанию, условия которой наиболее для вас удобны. Поможет в этом интерактивная карта, созданная Гринписом (см. ниже). Она включает все занимающиеся переработкой вторсырья предприятия и содержит информацию о них.
- Позвонить либо оставить заявку на сайте. Обычно вывоз возможен уже в день обращения.
- По желанию отсортировать и упаковать макулатуру.
- Позволить грузчикам забрать и увезти бумагу либо самостоятельно транспортировать ее в пункт приема.
- В месте приема с помощью автомобильных или электронных весов будет определена точная масса макулатуры, а после — в зависимости от качества бумаги произведена оценка.
- Деньги можно получить наличными либо банковским переводом.
- Итоговым шагом будет внесение полученных средств в бухгалтерскую отчетность.
Чтобы перейти к поиску предприятия на интерактивной карте, кликните на ее изображение. После этого выберете свой город.
Карта поможет вам сдать не только макулатуру, но и найти:
- где утилизировать списанную оргтехнику;
- куда сдать батарейки;
- куда сдать ПЭТ-бутылки;
- куда деть стеклянную тару и другое.
Заказываем вывоз или используем собственный транспорт организации
Доставить макулатуру на место при необходимости можно своими силами.
Но большая часть компаний не только платит за сдачу ненужных изделий из бумаги, но и бесплатно вывозит их.
Единственное, о чем нужно помнить – масса макулатуры должна превышать определенный порог.
Доступным вариантом является вывоз фирмой-утилизатором от 500 кг бумаги. А при массе свыше тонны бесплатно оказываются и услуги грузчиков.
Также некоторые предприятия предоставляют услуги по упаковке бумаги и сортируют ее по типам уже самостоятельно.
Дополнительные услуги
Архивные документы имеют обязательные к соблюдению сроки хранения, однако по их истечении становятся бесполезным грузом.
Их уничтожение создает особые сложности, поскольку:
- содержащаяся в архивах конфиденциальная информация не должна попасть в третьи руки;
- сам факт уничтожения положено фиксировать юридически.
Только часть предприятий способна предоставлять такие услуги, так как это требует наличия недешевого оборудования.
Доступные варианты включают:
- постепенно уходящее в прошлое сжигание документов, не отличающееся экологичностью;
- использование промышленного шредера, позволяющего настраивать тщательность измельчения бумаги.
Уничтожение архивов может происходить в удобном для клиента месте:
- на территории фирмы-утилизатора, куда обязаны допустить представителя компании-клиента для контроля процесса;
- в любом установленном месте, где будет работать шредер (уничтожение происходит бесшумно и быстро, мусора и бумажной пыли не остается).
Подробнее об утилизации документов можно прочесть здесь.
Тип аппаратуры дает возможность выбирать, насколько мелко будут нарезаны документы:
Тип бумаг | Документы общего доступа | Документы внутреннего пользования | Бумаги с данными персонального характера | Бумаги, содержащие информацию высочайшей важности |
Размер одного кусочка | До 2000 мм² (20 см²) | До 800 мм² (8 см²) | До 320 мм² (3, 2 см²) | До 160 мм² (1,6 см²) |
Ширина полос | До 1,2 см | До 0,6 см | До 0,2 см | До 0,2 см |
Сложность восстановления информации | Не представляет большого труда | Для восстановления нужно особое оборудование | Для восстановления нужно особое оборудование и большое количество времени | Восстановить можно только с помощью техники специальных ведомств |
После уничтожения бумаг составляется акт об утилизации, заверенный подписями присутствующей уполномоченной комиссии и имеющий необходимую печать. Этот документ получает юридическую силу.
Вопрос цены
Суммы, получаемые в разных фирмах за утилизацию одной тонны макулатуры, разнятся. Поэтому мы составили таблицу самых общих цен, которая позволит вам ориентироваться в вопросе.
Тип бумаги | Минимальная цена за тонну | Максимальная цена за тонну |
Газеты | 3000 руб. | 6000 руб. |
Картон | 3000 руб. | 8500 руб. |
Типографские отходы | 2000 руб. | 7500 руб. |
Книги | 2000 руб. | 6000 руб. |
Журналы | 3000 руб. | 7000 руб. |
Архивные документы | 3000 руб. | 8000 руб. |
Если ваша организация стабильно производит большие объемы бумажных отходов, вам желательно приобрести пресс для макулатуры.
Этот аппарат поможет:
- экономить место в офисе или на складе;
- удобно транспортировать отходы в пункт приема;
- выручить больше денег за сданное сырье.
Обычно прессованную макулатуру принимают дороже на 0,5-1 руб/кг.
Есть ли НДС на макулатуру
Обязательно нужно коснуться налоговой составляющей сбыта макулатуры юридическими лицами.
Тут все предельно просто: в настоящее время действует Федеральный закон от 02.06.2016 №174-ФЗ, который освобождает процесс сдачи ненужной бумаги от налога на добавочную стоимость по 2018 год включительно.
Ожидается, что отмена НДС на макулатуру должна будет побудить организации сдавать макулатуру в специализированные пункты, а не выбрасывать на свалку.
Об этом аспекте можно не беспокоиться.
Как оприходовать или списать макулатуру в бухгалтерии
Чтобы включить средства от утилизации ненужных документов в бухгалтерскую отчетность, можно пойти одним из двух путей:
- Воспользоваться программой 1С ЗУП, открыв вкладку «Поступление товаров и услуг». Далее сделать проводки в обычной последовательности.
- Произвести оприходование макулатуры в 1С вручную. Нужно открыть вкладку «Операции» и после этого выбрать «Операции, вводимые вручную».
После того, как вы оприходовали макулатуру, можно готовить ее для дальнейшей продажи.
При необходимости можно попросить у утилизирующей фирмы акт о получении макулатуры.
Образец договора вы можете скачать, нажав сюда.
Выводы
Что же мы получаем в итоге? Сдача макулатуры организации – это удобно и выгодно:
- Процесс почти не требует временных затрат — избавиться от гор бумаги можно оперативно и при помощи транспорта фирмы-утилизатора.
- Есть возможность сдать не только обычные документы, но и уничтожить архивы с истекшим сроком хранения, не оставляя доступа посторонним к конфиденциальной информации.
- Солидная компания заполнит все необходимые вам акты.
- Сдавать макулатуру – значит поддерживать на уровне престиж компании и сохранять природу.
- От финансового пополнения, хоть и небольшого, ни одно предприятие не откажется.
Если компания заранее знает, что выявленная макулатура будет продана, ее можно оприходовать на счет 41 «Товары»