Особенности работы с макулатурой для организаций и юридических лиц: вывоз макулатуры, получение прибыли и учет

Несмотря на переход к электронным формам учета и отчетности, функционирование любого предприятия все еще связано с большим объемом бумажной работы.

Бухгалтерская отчетность, приказы руководства, служебные записки сотрудников быстро образуют сотни килограммов никому более не нужной бумаги.

Встает логичный вопрос: что с ними делать дальше, как организации избавиться от ставшей макулатурой старой документации, куда сдать бумажные отходы от деятельности предприятия, кто вывезет отходы бумаги и картона и как все это провести в бухгалтерии?

Можно ли просто вывезти бумаги на свалку

Можно все это просто выбросить. Но пополнение свалок — совсем не то, к чему стремится человечество, а как раз наоборот. Бумага — материал, легко поддающийся многократной переработке, поэтому ее следует сдавать предприятиям по утилизации.

Выбрасывая документы на свалку, вы рискуете:

• разгласить информацию о вашем предприятии посторонним;
• получить штраф, так как данное действие незаконно.

Сдача макулатуры на переработку имеет массу плюсов:

1. Освобождение пространства. Место, где прежде хранились значительные объемы использованной бумажной продукции, можно будет использовать рациональным способом.
2. Пополнение бюджета. Макулатура – то сырье, за освобождение от которого вам заплатят деньги – небольшие, но для этого не придется делать почти ничего.
3. Улучшение имиджа предприятия. Участие вашей компании в заботе об окружающей среде можно использовать для повышения ее статуса как соответствующей тенденциям современности и берегущей экологию.

Две трети макулатуры создаются юридическими лицами — как частными, так и бюджетными учреждениями.

Как правило, это:

• компании, имеющие большой документооборот;
• учебные заведения, в которых накапливаются тетради и учебники, вышедшие из эксплуатации;
• магазины, склады или производства, имеющие дело с немалыми объемами упаковочной тары.

Детально разберемся, как наиболее быстро и выгодно для организации:

• найти компанию-утилизатора,
• оприходовать макулатуру,
• вывезти ненужную бумагу или картон,
• внести полученные средства в бюджет предприятия.

Специфика сдачи макулатуры для организаций

Если вы решили утилизировать макулатуру предприятия, то, помимо доставки до пункта приема, стоит учитывать два фактора:

• объемы сдачи;
• качественный состав вторсырья.

Предсказуемый объем

Как показывает практика, в компании среднего размера за неделю может набираться 10, 20 или 30 кг использованной бумаги. И как правило, скорость образования макулатуры предсказуема заранее. В итоге на образование тонны макулатуры уходит полгода или год.

В любом случае можно вычислить период времени, через который набирается критический объем:

• ненужной бумаги,
• картона,
• документации,
• рекламных проспектов,
• журналов,
• прочих бумажно-картонных изделий.

Фирмы-утилизаторы нижней планкой приема макулатуры с самовывозом от юридических лиц называют 300 или 500 кг – это позволяет вам и не отвлекаться по мелочам, и не накапливать чрезмерное количество предназначенной к утилизации бумаги, регулярно избавляясь от завалов.

Виды макулатуры

Получаемые за макулатуру деньги зависят от ее качества. Цена плотной белой бумаги может в разы превосходить стоимость картона или стареньких заляпанных пособий с серыми страницами.

Для наглядности приведем таблицу с типами макулатуры:

Сдавать бумагу можно как отсортировав по типам, так и не тратя на это время. Однако во втором случае она будет учтена как низкокачественная макулатура и принесет меньше денег.

Идеальное сырье для сдачи в утилизацию должно быть:

• разделенным на типы (не только в зависимости от вида изделий, но и в соответствии с наличием цветных или только черных красящих пигментов);
• сухим;
• чистым (не заляпанным жиром, например);
• без включений посторонних материалов и деталей (скоб, скрепок, корешков, проволочных блокнотных держателей);
• отсортированным;
• компактно упакованным (сложенным в стопки, свернутым рулонами или связанным в кипы, также допустимы использование коробок и прессование).

Последний пункт (упаковку) часто выполняют сами сотрудники фирмы-утилизатора.

Порядок действий

Пошаговая инструкция для избавления предприятия от гор использованной бумаги обратит ваше внимание на все этапы процесса:

1. Найти фирму-утилизатора. В настоящее время они имеются в каждом районе крупнейших городов, так что можно выбрать для сотрудничества ту компанию, условия которой наиболее для вас удобны. Поможет в этом интерактивная карта, созданная Гринписом (см. ниже). Она включает все занимающиеся переработкой вторсырья предприятия и содержит информацию о них.
2. Позвонить либо оставить заявку на сайте. Обычно вывоз возможен уже в день обращения.
3. По желанию отсортировать и упаковать макулатуру.
4. Позволить грузчикам забрать и увезти бумагу либо самостоятельно транспортировать ее в пункт приема.
5. В месте приема с помощью автомобильных или электронных весов будет определена точная масса макулатуры, а после — в зависимости от качества бумаги произведена оценка.
6. Деньги можно получить наличными либо банковским переводом.
7. Итоговым шагом будет внесение полученных средств в бухгалтерскую отчетность.

Чтобы перейти к поиску предприятия на интерактивной карте, кликните на ее изображение. После этого выберете свой город.

Карта поможет вам сдать не только макулатуру, но и найти:

• где утилизировать списанную оргтехнику;
• куда сдать батарейки;
• куда сдать ПЭТ-бутылки;
• куда деть стеклянную тару и другое.

Заказываем вывоз или используем собственный транспорт организации

Доставить макулатуру на место при необходимости можно своими силами.

Но большая часть компаний не только платит за сдачу ненужных изделий из бумаги, но и бесплатно вывозит их.

Единственное, о чем нужно помнить – масса макулатуры должна превышать определенный порог.

Доступным вариантом является вывоз фирмой-утилизатором от 500 кг бумаги. А при массе свыше тонны бесплатно оказываются и услуги грузчиков.

Также некоторые предприятия предоставляют услуги по упаковке бумаги и сортируют ее по типам уже самостоятельно.

Дополнительные услуги

Архивные документы имеют обязательные к соблюдению сроки хранения, однако по их истечении становятся бесполезным грузом.

Их уничтожение создает особые сложности, поскольку:

• содержащаяся в архивах конфиденциальная информация не должна попасть в третьи руки;
• сам факт уничтожения положено фиксировать юридически.

Только часть предприятий способна предоставлять такие услуги, так как это требует наличия недешевого оборудования.

Доступные варианты включают:

• постепенно уходящее в прошлое сжигание документов, не отличающееся экологичностью;
• использование промышленного шредера, позволяющего настраивать тщательность измельчения бумаги.

Уничтожение архивов может происходить в удобном для клиента месте:

• на территории фирмы-утилизатора, куда обязаны допустить представителя компании-клиента для контроля процесса;
• в любом установленном месте, где будет работать шредер (уничтожение происходит бесшумно и быстро, мусора и бумажной пыли не остается).

Подробнее об утилизации документов можно прочесть здесь.

Тип аппаратуры дает возможность выбирать, насколько мелко будут нарезаны документы:

После уничтожения бумаг составляется акт об утилизации, заверенный подписями присутствующей уполномоченной комиссии и имеющий необходимую печать. Этот документ получает юридическую силу.

Вопрос цены

Суммы, получаемые в разных фирмах за утилизацию одной тонны макулатуры, разнятся. Поэтому мы составили таблицу самых общих цен, которая позволит вам ориентироваться в вопросе.

Если ваша организация стабильно производит большие объемы бумажных отходов, вам желательно приобрести пресс для макулатуры.

Этот аппарат поможет:

• экономить место в офисе или на складе;
• удобно транспортировать отходы в пункт приема;
• выручить больше денег за сданное сырье.

Обычно прессованную макулатуру принимают дороже на 0,5-1 руб/кг.

Есть ли НДС на макулатуру

Обязательно нужно коснуться налоговой составляющей сбыта макулатуры юридическими лицами.

Тут все предельно просто: в настоящее время действует Федеральный закон от 02.06.2016 №174-ФЗ, который освобождает процесс сдачи ненужной бумаги от налога на добавочную стоимость по 2018 год включительно.

Ожидается, что отмена НДС на макулатуру должна будет побудить организации сдавать макулатуру в специализированные пункты, а не выбрасывать на свалку.

Об этом аспекте можно не беспокоиться.

Как оприходовать или списать макулатуру в бухгалтерии

Чтобы включить средства от утилизации ненужных документов в бухгалтерскую отчетность, можно пойти одним из двух путей:

1. Воспользоваться программой 1С ЗУП, открыв вкладку «Поступление товаров и услуг». Далее сделать проводки в обычной последовательности.
2. Произвести оприходование макулатуры в 1С вручную. Нужно открыть вкладку «Операции» и после этого выбрать «Операции, вводимые вручную».

После того, как вы оприходовали макулатуру, можно готовить ее для дальнейшей продажи.

При необходимости можно попросить у утилизирующей фирмы акт о получении макулатуры.

Образец договора вы можете скачать, нажав сюда.

Выводы

Что же мы получаем в итоге? Сдача макулатуры организации – это удобно и выгодно:

1. Процесс почти не требует временных затрат — избавиться от гор бумаги можно оперативно и при помощи транспорта фирмы-утилизатора.
2. Есть возможность сдать не только обычные документы, но и уничтожить архивы с истекшим сроком хранения, не оставляя доступа посторонним к конфиденциальной информации.
3. Солидная компания заполнит все необходимые вам акты.
4. Сдавать макулатуру – значит поддерживать на уровне престиж компании и сохранять природу.
5. От финансового пополнения, хоть и небольшого, ни одно предприятие не откажется.