Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации

Уничтожение документов

В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.

Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды. Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.

В этой статье мы рассмотрим способы и порядок уничтожения документации.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Полоски бумаги

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

  • невозможность восстановления ликвидированных документов;
  • высокая скорость измельчения бумаги;
  • сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Больше века данный способ был самым популярным и считался более надежным, чем все альтернативы. Его преимущество – полная уверенность в том, что документ нельзя будет восстановить.

Сжигание имеет и недостатки:

  1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
  2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
  3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Лопата с землей

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю. Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Утилизация конфиденциальных и секретных документов

Человек в противогазе

Химическая обработка — это дорогостоящий, но очень надежный метод уничтожения секретной информации, расположенной на бумажных носителях. Документы перерабатывается в однородную скомканную массу при помощи воды и химических веществ.

Недостаток химической обработки в том, что этот способ финансово затратен, и используется только крупными компаниями и государственными учреждениями, если необходимо стопроцентное уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Также метод химической обработки применяется как дополнительный способ утилизации после шредирования.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги ликвидации документов включают в себя такие процедуры:

  • подача грузового автомобиля-уничтожителя;
  • перенос бумажной массы грузчиками;
  • ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
  • перевоз отходов;
  • составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Средняя цена уничтожения килограмма документов – 16-18 рублей. Исполнитель сам определяет минимальное количество бумаги на заказ, который он согласен выполнить. Стоимость всех дополнительных услуг также устанавливает исполнитель.

Перечень специализированных фирм по крупнейшим городам РФ

ГородНазвание фирмыТелефонУсловияЦены
МоскваАрхиваНет8 (495) 508-78-30Работа по будням с 9 до 18 часов.
При доставке бумаги на машине заказчика позвонить по тел. +7 (915) 279-42-04 и сообщить условия доставки.
Доставку машиной компании нужно заказать по главному номеру за 1 день.
Стоимость переработки документов:
от 6 руб./кг.
Санкт-Петербург (Спб)ООО «Уничтожение Документов»8 (812) 337-10-84Работа с 9 до 17:30.Цена работы — договорная.
Подача транспорта:
от 50 кг до 500 кг — 1850 руб.;
от 500 кг — бесплатно.
НовосибирскСпецзавод Квант+7 (383) 207-55-52Работа с 9 до 17:30.
Цены на 1 кг документов варьируются в зависимости от объема заказов на один месяц.
От 30 руб./кг (при 1000 кг в месяц).
ЕкатеринбургDOC-EKB(343) 328-31-64Работа с 9 до 18.
Цена на услуги зависит от формы и состояния документации (чистые, грязные документы, с пластиковыми частями и т.д.).
Чистые документы до 1000 кг: 8 руб./кг.
Вывоз на машине компании: от 2100 руб.
Машина — 410 руб/ч.
Услуги грузчиков: 300 руб/ч, минимум — 3 ч.
Нижний НовгородООО «Первая Аутсорсинговая компания»8 (831) 233-81-00Работа по будням с 9 до 17.
Круглосуточный прием звонков.
Все цены на услуги — договорные.

Оборудование

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

  1. Персональный. Личный измельчитель бумаги. Машинка предназначается для уничтожения одиночных документов и листов бумаги. Используется в домашних условиях или в кабинете.
  2. Офисный. Входит в категорию офисного оборудования и предназначен для использования рабочим коллективом. Обладает более высокой производительностью, более сложным механизмом измельчения (способен перемолоть даже бумагу с металлическими скобами или плотными пластиковыми вкраплениями) и надежностью. Стоит он дороже, чем индивидуальный шредер.
  3. Архивный. Самый мощный из бумажных измельчителей офисного класса. Предназначен для ликвидации бумажных отходов и просроченной документации в офисах крупных компаний. Обладает высоким уровнем надежности и качеством уничтожения. Архивные шредеры измельчают большую часть материалов, используемых при составлении документации: папки, пластик, канцелярский металл и прочие материалы.
  4. Промышленный шредер. Самый дорогостоящий аппарат из этой серии. Представляет собой массивный механизм по утилизации и переработке бумаги и других материалов в огромных количествах. Рассчитан на массовую утилизацию бытового мусора и закупается в основном компаниями и предприятиями, специализирующимися на этом. Перевозятся в крупных грузовых автомобилях, если компания занимается выездным уничтожением мусора, либо прокладывается как часть инфраструктуры предприятия, если организация занимается этим стационарным образом.

Измельчитель бумаги

Также шредеры разделяются на несколько уровней секретности:

  • 1 уровень: общедоступная бумажная документация; разрезается аппаратом на бумажные полосы шириной 12 мм;
  • 2 уровень: уничтожение служебной документации; бумага разделяется на полоски шириной 6 мм;
  • 3 уровень: ликвидация серьезной документации; бумага разделяется на полосы толщиной до 2 мм, может быть поделена и поперек;
  • 4 уровень: уничтожение бумажных носителей секретной и закрытой информации; бланки разрезаются до 2 мм вдоль и до 15 мм поперек;
  • 5 уровень: уничтожение сверхсекретной документации; бумажные листы нарезаются на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек.

Организации по утилизации могут предложить и шестой уровень, при котором бумага полностью перетирается, но этот уровень официально не зарегистрирован по международным стандартам.

Типы резки тоже имеют значение при классификации шредеров:

  • продольная (параллельная) резка производится на 1-3 уровнях секретности;
  • поперечная (перекрёстная) соответствует 4-5 уровням.

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

Порядок уничтожения документов

Оформление документов

Перед самим процессом утилизации владелец документов обязан пройти через такие этапы:

  1. Определение формальной ценности имеющейся документации в соответствии с регламентируемыми государством нормативными требованиями путем экспертизы.
  2. Локализация (выделение) документации с закончившимся сроком хранения.
  3. Формирование юридического акта о ликвидации (“О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению”), с личной подписью руководителей организации.
  4. Составление и получение разрешения на утилизацию со стороны государственных органов.
  5. Утилизация документов.

утилизация батареекПолезные статьи по теме утилизации: Куда сдать на переработку батарейки? Об утилизации оргтехники читайте здесь. Чтобы знать, куда деть ртутный градусник, который разбился, пройдите по этой ссылке https://rcycle.net/pererabotka/tehnika/bytovaya-i-orgtehnika/utilizaciya-orgtexniki-i-oborudovaniya.

Правила и процедуры

По закону, устранению подлежат лишь просроченные документы, к которым относится документация временного хранения (до десяти лет).

Остальная документация относится к типу регулярного хранения и подлежит сохранению в федеральных архивах и архивах местного самоуправления на неограниченный срок (от 75 лет), в соответствии пунктом 1, статьей 17 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Для проверки пакета документов происходит создание экспертной комиссии, деятельность которой регламентируется Положением об экспертной комиссии. Перед началом ее работы составляется протокол заседания, в котором фиксируются вопросы, стоящие на повестке дня. Если при экспертизе будет выявлены нарушения (например, одна часть принятой документации просрочена, а другая часть определена на регулярное хранение), пакет документов будет переоформлен и разделен на отдельные категории.

Экспертная комиссия может забраковать пакет документов из-за того, что в нем находятся повторения (к примеру, копии бланков, распечатки в нескольких экземплярах и прочие дубликаты). Их необходимо будет убрать.

Комиссия определит вероятность полного либо частичного восстановления поврежденной либо испорченной документации, и дифференцирует таким образом подлежащие удалению материалы. Если же признается возможной реставрация носителей информации, то они не утилизируются.

Документальное оформление

Стопки бумаг

Когда экспертная группа определит формальную ценность всей предложенной к утилизации бумажной массы, и до того, как будет осуществлен процесс утилизации – нужно провести ряд административных мер, подтверждающих намерение организации уничтожить всю соответствующую бумажную массу.

Владельцы документов должны распределить и переписать все данные о них в отдельном в акте.

Следует показать количество дел, общие цифры списанных на утилизацию единиц документации, период осуществления делопроизводства, а также подтверждение того, что данный документ утвержден экспертной комиссионной группой. Вот образец акта о группе распорядительных приказов, в виде таблицы:

Наименование дела или подзаголовок группы документовКрайние сроки завершения делопроизводстваНомера описейНомер дела по номенклатуре или по описиИтоговое количество единиц храненияВремя хранения и числовые значения статей по перечню
Приказы и распоряжения по основному виду деятельности2001–201101-15136 лет Ст. 7

Этот акт закрепляется руководством организации-держателя дел. На основании акта составляется приказ об уничтожении документов.

Важным аспектом формальной части является правильное указание дат составления акта, ведь в случае недочета или ошибки в оформлении акта документация с юридической точки зрения окажется незаконно уничтоженной.

Чтобы этого избежать, необходимо серьезно отнестись к срокам хранения каждого документа и сверять все подшитые в одной группе дела с регламентируемыми в федеральных законах сроками хранения:

  1. Оформленные до 2009 года года документы относятся к ныне утратившему силу перечню, утверждённому Росархивом 06.08.2000.
  2. Если они оформлялись с 2010 года и позже, то они уже регламентируются актуальным перечнем Министерства культуры.

Передача документов компании по утилизации оформляется приемо-сдаточной накладной на уничтожение документов.

Архивная и офисная документация

Если законом накладывается условие обязательного постоянного хранения, то руководство организации обязано обработать и систематизировать всю соответствующую документацию, а затем передать ее на сохранение в государственный архив.

Архив

К такого рода документации относятся:

  • приказы по основному виду деятельности;
  • список зарегистрированных приказов по основному виду деятельности;
  • штатные расписания (кадровые документы);
  • организационная структура компании;
  • систематизированный перечень дел организации;
  • перечни дел компании с указанием крайних сроков (описи);
  • акты и постановления о ликвидации дел и потере документации;
  • целевые программы развития и информатизации;
  • каталоги, ценники, тарифы и прейскуранты на основную продукцию или услуги компании;
  • годовые отчетные показатели и планы;
  • годовые балансы бухучета;
  • годовая отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, а также в федеральную налоговую службу;
  • годовые планы, сметы и т. д.;
  • учредительная документация;
  • приватизационные свидетельства;
  • свидетельства и документы о благотворительности;
  • реестры владельцев именных ценных бумаг и акционеров;
  • списки физических и юридических лиц, имеющих право на получение дивидендов;
  • учётные журналы цен о работе с акциями и другими ценными бумагами;
  • заключения органов фин. контроля, ревизионных комиссионных органов, аудиторские заключения;
  • безвозмездные субсидии, гранты;
  • нормативы и лимиты;
  • документы, подтверждающие прохождение валютной операции между лицами.

Сроки хранения другой части документации (документов временного типа) могут различаться: некоторые из них назначаются самим руководством компании-держателя, а на некоторые накладываются строгие временные рамки в соответствии с законодательством: от пяти до десяти лет.

К таким относят:

  • командировочные или отпускные распоряжения;
  • документы учета работы транспортных средств (путевые листы);
  • свидетельства о договорных отношениях с юридическими лицами;
  • нормативные документы по государственным закупкам;
  • учетные акты о сдаче-приеме выполненных работ;
  • документы бухгалтерского и налогового учета.

Особенности уничтожения бухгалтерских документов

Папки с бумагами

Бухгалтерская и другая финансово-отчетная документация подлежит особому вниманию со стороны законодательства.

Любые отчеты о финансовых операциях организаций привлекают налоговые органы. Следовательно, существует ответственность за их целенаправленное уничтожение и попытку сокрытия, которые расцениваются как уголовное деяние и наказываются в соответствии с текущим законодательством.

Любой отчетный документ или аудиторское заключение о финансовой отчетности подлежит архивации и хранению компанией не менее 5 лет после даты формирования. В некоторых случаях на определенные виды отчетной документации государство может добавить дополнительное время хранения.

Что делать с уничтоженной документацией?

Если вы приобрели шредер для офисного, корпоративного или домашнего пользования, и не пользуетесь услугами мобильных шредеров, множество резанной бумаги остается у вас на руках.

Не стоит выбрасывать ее на свалку, ведь это ценное вторсырье. Из него изготавливается множество изделий (от яичных лотков и картонных коробок до новой беленой бумаги), благодаря этому удается защитить от вырубки множество деревьев.

Чтобы узнать больше о том, как макулатура получает новую жизнь благодаря переработке, читайте эту статью. Если интересно, как можно делать на этом деньги, читайте статью Переработка макулатуры как бизнес.

По мере накопления отработанной бумажной массы сдавайте ее в пункты приема вторсырья — это принесет вам небольшой доход, кроме того, вы почувствуете свое участие в сохранении природных ресурсов.

Заключение

Утилизация ненужных документов позволяет очистить вашу компанию, а правильная и экологичная утилизация – очистить планету.

В большинстве стран мира для утилизации мусора в крупных объемах используются экологически чистые методы, такие как измельчение и химическая утилизация. Это финансово выгодно, позволяет сохранять окружающую среду и не препятствует закону.

Смотрите в видео, как происходит процесс уничтожения документов при помощи шредера:



Комментарии посетителей

  • Комментариев нет

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Сделаем вместе
планету чище